Objectifs de la formation
- Mieux appréhender l’environnement Outlook
- Gérer sa boîte de messagerie et ses contacts
- Optimiser l’utilisation des fonctionnalités Outlook
- Assure un suivi des tâches efficace
Contenu de l'action formation
Comprendre l’environnement Outlook
- Personnalisation de l’environnement
- Terminologie imap/pop/smtp
- Notions de Boîte aux lettres, dossier personnel (PST)
Mieux gérer les Messages
- Les dossiers de messagerie
- Classement des messages avec les groupes
- Les dossiers favoris et de recherche
- Les formats de message, Word et la messagerie
- Les liens hypertextes, adresse automatique
- Les modèles et personnalisation des messages
- Signatures automatiques des messages
- Réponses, transfert, redirection, renvoie, rappel de messages, accusés
- Priorités de traitement avec les indicateurs de suivi, les catégories
- Cas pratiques : Création de messages complexes, de plusieurs signatures, de transfert et création d’une famille de catégories.
Créer des automatismes
- Gérer les règles
- Gérer un mail comme une tâche
- Cas pratiques : Création de tâches personnelles ou attribuées, création de règles de redirection selon les sujets, contenus, mots clé, expéditeurs…
Utiliser le Calendrier d’Outlook
- Consultation de l’agenda – Synthèse du jour
- Les différentes visualisations
- Gestion des rappels – Les rendez-vous
- Les événements, la périodicité
- La gestion des réunions et suivi des participants
- Proposer, gérer des nouveaux horaires de réunion
- Catégories et mises en forme automatiques
- Gestion de la fenêtre de rappel
- Les fuseaux horaires et la gestion des jours fériés
- Les délégations et ouverture multiple de calendriers partagés
- Cas pratiques : Mise en place de réunions avec invitations, gestion de l’agenda et des agendas partagés, cas pratiques de gestion de conflits de dates
Optimiser la Gestion des Contacts
- Optimiser la Gestion des Contacts
- La saisie assistée des contacts
- Groupes, organisation, consultation, recherche
- Communiquer avec les contacts
- Transfert, impression des contacts
- Import / Export avec les applications Office
- Utiliser les contacts dans un mailing
- Cas pratiques et mises en situation
Assurer le Suivi des Tâches
- Création, suivi, catégorisation des tâches
- Visualisation des tâches dans le calendrier
- Recherche et visualisation
- Cas pratiques : Gestion des tâches, affectation de tâches à d’autres contacts, mise en place de rappels de tâches.
EN OPTION : passage de la certification TOSA OUTLOOK – code RS6203.
Méthodes pédagogiques et moyens techniques
- Formation 100% terrain, axée sur les besoins fonctionnels des participants qui auront tous été audités en amont. Les sessions, animées par des formateurs expérimentés, sont découpées en alternant théorie et travaux pratiques.
- La formation est dispensée en présentiel.
- Nos salles sont adaptées au nombre de participants. Un ordinateur portable 17 pouces par apprenant, salle avec écran ou vidéoprojecteur, accès internet possible.
- A l’issue de la formation, chaque participant partira avec un support de formation imprimé de qualité professionnelle et recevra par mail à sa demande des copies des fichiers utilisés.
- Durée de la formation : 7h, soit 1 journée.
- Chaque stagiaire recevra un lien lui permettant de télécharger le programme de la formation, les supports d’animation et tout autre document que le formateur jugera nécessaire de partager au groupe avant, pendant et après la formation. Ces supports pourront également être transmis par mail selon les besoins du stagiaire.
Public visé
- Tout public
Prérequis
- Connaissance de Windows
- Comprendre et s’exprimer en français
Suivi & Évaluation des résultats
- Pour assurer un suivi individuel, MS Formation donne accès à sa plateforme de partage DIGIFORMA, permettant à chaque apprenant de récupérer en ligne toutes les ressources de la formation.
- Dispositif de suivi : feuille d’émargement signée lors de chaque séance en visio + rapport d’heures de connexion à la plateforme elearning.
- En option : passage de la certification TOSA Outlook en fin de parcours – 1h de test – code RS6203.
- Une évaluation de la qualité de la formation sera réalisée et une attestation de formation sera remise au participant.
Équipe pédagogique
- Formation animée par un formateur sénior confirmé, issu du monde de l’entreprise.
- Nos référents pôles et notre responsable pédagogique supervisent l’ensemble des parcours de formation.