OUTLOOK

Objectifs de la formation

  • Mieux appréhender l’environnement Outlook
  • Gérer sa boîte de messagerie et ses contacts
  • Optimiser l’utilisation des fonctionnalités Outlook
  • Assure un suivi des tâches efficace

Contenu de l'action formation

Comprendre l’environnement Outlook

  • Personnalisation de l’environnement
  • Terminologie imap/pop/smtp
  • Notions de Boîte aux lettres, dossier personnel (PST)

Mieux gérer les Messages

  • Les dossiers de messagerie
  • Classement des messages avec les groupes
  • Les dossiers favoris et de recherche
  • Les formats de message, Word et la messagerie
  • Les liens hypertextes, adresse automatique
  • Les modèles et personnalisation des messages
  • Signatures automatiques des messages
  • Réponses, transfert, redirection, renvoie, rappel de messages, accusés
  • Priorités de traitement avec les indicateurs de suivi, les catégories
  • Cas pratiques : Création de messages complexes, de plusieurs signatures, de transfert et création d’une famille de catégories.

Créer des automatismes

  • Gérer les règles
  • Gérer un mail comme une tâche
  • Cas pratiques : Création de tâches personnelles ou attribuées, création de règles de redirection selon les sujets, contenus, mots clé, expéditeurs…

Utiliser le Calendrier d’Outlook

  • Consultation de l’agenda – Synthèse du jour
  • Les différentes visualisations
  • Gestion des rappels – Les rendez-vous
  • Les événements, la périodicité
  • La gestion des réunions et suivi des participants
  • Proposer, gérer des nouveaux horaires de réunion
  • Catégories et mises en forme automatiques
  • Gestion de la fenêtre de rappel
  • Les fuseaux horaires et la gestion des jours fériés
  • Les délégations et ouverture multiple de calendriers partagés
  • Cas pratiques : Mise en place de réunions avec invitations, gestion de l’agenda et des agendas partagés, cas pratiques de gestion de conflits de dates

Optimiser la Gestion des Contacts

  • Optimiser la Gestion des Contacts
  • La saisie assistée des contacts
  • Groupes, organisation, consultation, recherche
  • Communiquer avec les contacts
  • Transfert, impression des contacts
  • Import / Export avec les applications Office
  • Utiliser les contacts dans un mailing
  • Cas pratiques et mises en situation

Assurer le Suivi des Tâches

  • Création, suivi, catégorisation des tâches
  • Visualisation des tâches dans le calendrier
  • Recherche et visualisation
  • Cas pratiques : Gestion des tâches, affectation de tâches à d’autres contacts, mise en place de rappels de tâches.

EN OPTION : passage de la certification PCIE/ICDL, AVIT ou TOSA.

Méthodes pédagogiques et moyens techniques

  • La formation est dispensée en présentiel
  • Formation 100% terrain, axée sur les besoins fonctionnels des participants qui auront tous été audités en amont. Les sessions, animées par des formateurs expérimentés, sont découpées en alternant théorie et travaux pratiques.
  • Nos salles sont adaptées au nombre de participants. Un ordinateur portable 17 pouces par apprenant, salle avec écran ou vidéoprojecteur, accès internet possible.
  • A l’issue de la formation, chaque participant partira avec un support de formation imprimé de qualité professionnelle et recevra par mail à sa demande des copies des fichiers utilisés.

Public visé

  • Tout public

Prérequis

  • Connaissance de Windows

Suivi & Évaluation des résultats

  • Feuilles de présence.
  • Questions orales ou écrites (QCM).
  • Mises en situation.
  • Formulaires d’évaluation de la formation.
  • EN OPTION : dispositif certifiant.

Tarif : Individuel, Inter ou Intra - sur demande

Durée : 1 jour

Sessions : Nous contacter