OUTLOOK

Objectifs de la formation

  • Mieux appréhender l’environnement Outlook
  • Gérer sa boîte de messagerie et ses contacts
  • Optimiser l’utilisation des fonctionnalités Outlook
  • Assure un suivi des tâches efficace

Contenu de l'action formation

Comprendre l’environnement Outlook

  • Personnalisation de l’environnement
  • Terminologie imap/pop/smtp
  • Notions de Boîte aux lettres, dossier personnel (PST)

Mieux gérer les Messages

  • Les dossiers de messagerie
  • Classement des messages avec les groupes
  • Les dossiers favoris et de recherche
  • Les formats de message, Word et la messagerie
  • Les liens hypertextes, adresse automatique
  • Les modèles et personnalisation des messages
  • Signatures automatiques des messages
  • Réponses, transfert, redirection, renvoie, rappel de messages, accusés
  • Priorités de traitement avec les indicateurs de suivi, les catégories
  • Cas pratiques : Création de messages complexes, de plusieurs signatures, de transfert et création d’une famille de catégories.

Créer des automatismes

  • Gérer les règles
  • Gérer un mail comme une tâche
  • Cas pratiques : Création de tâches personnelles ou attribuées, création de règles de redirection selon les sujets, contenus, mots clé, expéditeurs…

Utiliser le Calendrier d’Outlook

  • Consultation de l’agenda – Synthèse du jour
  • Les différentes visualisations
  • Gestion des rappels – Les rendez-vous
  • Les événements, la périodicité
  • La gestion des réunions et suivi des participants
  • Proposer, gérer des nouveaux horaires de réunion
  • Catégories et mises en forme automatiques
  • Gestion de la fenêtre de rappel
  • Les fuseaux horaires et la gestion des jours fériés
  • Les délégations et ouverture multiple de calendriers partagés
  • Cas pratiques : Mise en place de réunions avec invitations, gestion de l’agenda et des agendas partagés, cas pratiques de gestion de conflits de dates

Optimiser la Gestion des Contacts

  • Optimiser la Gestion des Contacts
  • La saisie assistée des contacts
  • Groupes, organisation, consultation, recherche
  • Communiquer avec les contacts
  • Transfert, impression des contacts
  • Import / Export avec les applications Office
  • Utiliser les contacts dans un mailing
  • Cas pratiques et mises en situation

Assurer le Suivi des Tâches

  • Création, suivi, catégorisation des tâches
  • Visualisation des tâches dans le calendrier
  • Recherche et visualisation
  • Cas pratiques : Gestion des tâches, affectation de tâches à d’autres contacts, mise en place de rappels de tâches.

EN OPTION : passage de la certification PCIE/ICDL, AVIT ou TOSA.

Méthodes pédagogiques et moyens techniques

  • La formation est dispensée en présentiel
  • Formation 100% terrain, axée sur les besoins fonctionnels des participants qui auront tous été audités en amont. Les sessions, animées par des formateurs expérimentés, sont découpées en alternant théorie et travaux pratiques.
  • Nos salles sont adaptées au nombre de participants. Un ordinateur portable 17 pouces par apprenant, salle avec écran ou vidéoprojecteur, accès internet possible.
  • A l’issue de la formation, chaque participant partira avec un support de formation imprimé de qualité professionnelle et recevra par mail à sa demande des copies des fichiers utilisés.
  • Durée de la formation : 7h, soit 1 journée. Formation 100% présentielle
  • Chaque stagiaire recevra un lien lui permettant de télécharger le programme de la formation, les supports d’animation et tout autre document que le formateur jugera nécessaire de partager au groupe avant, pendant et après la formation. Ces supports pourront également être transmis par mail selon les besoins du stagiaire.

Public visé

  • Tout public

Prérequis

  • Connaissance de Windows
  • Comprendre et s’exprimer en français

Suivi & Évaluation des résultats

  • Feuilles de présence.
  • Questions orales ou écrites (QCM).
  • Mises en situation.
  • Formulaires d’évaluation de la formation.
  • EN OPTION : dispositif certifiant.

Équipe pédagogique

MS Formation est un centre de formation déclaré auprès de la préfecture de l’Oise sous le numéro 22.60.02086.60.

Notre centre est certifié QUALIOPI, conformément au référentiel national qualité. A ce titre, nos formations peuvent être éligibles à une prise en charge par votre OPCO – Opérateur de compétences.

Notre équipe peut vous conseiller pour le financement de votre projet de formation et vous accompagner dans la réalisation des formalités relatives à ce financement.

Tarif : Individuel, Inter ou Intra - sur demande

Durée : 1 jour

Sessions : Nous contacter