OUTLOOK – 100% à distance

    Objectifs de la formation

  • Mieux appréhender l’environnement Outlook,
  • Gérer sa boîte de messagerie et ses contacts
  • Optimiser l’utilisation des fonctionnalités Outlook
  • Assurer un suivi des tâches efficace

Contenu de l'action formation

Comprendre l'environnement Outlook
 Personnalisation de l'environnement
 Terminologie imap/pop/smtp
 Notions de Boîte aux lettres, dossier personnel (PST)
Mieux gérer les Messages
 Les dossiers de messagerie
 Classement des messages avec les groupes
 Les dossiers favoris et de recherche
 Les formats de message, Word et la messagerie
 Les liens hypertextes, adresse automatique
 Les modèles et personnalisation des messages
 Signatures automatiques des messages
 Réponses, transfert, redirection, renvoie, rappel de messages, accusés
 Priorités de traitement avec les indicateurs de suivi, les catégories
Apports pratiques : Création de messages complexes, de plusieurs signatures, de transfert et création d’une famille de catégories
Créer des automatismes
 Gérer les règles
 Gérer un mail comme une tâche
Apports pratiques : Création de tâches personnelles ou attribuées, création de règles de redirection selon les sujets, contenus, mots clé, expéditeurs…
Utiliser le Calendrier d'Outlook
 Consultation de l'agenda - Synthèse du jour
 Les différentes visualisations
 Gestion des rappels - Les rendez-vous
 Les événements, la périodicité
 La gestion des réunions et suivi des participants
 Proposer, gérer des nouveaux horaires de réunion
 Catégories et mises en forme automatiques
 Gestion de la fenêtre de rappel
 Les fuseaux horaires et la gestion des jours fériés
 Les délégations et ouverture multiple de calendriers partagés
Apports pratiques : Mise en place de réunions avec invitations, gestion de l’agenda et des agendas partagés, cas pratiques de gestion de conflits de dates
Optimiser la Gestion des Contacts
 Les contacts et le carnet d'adresses Outlook
 La saisie assistée des contacts
 Groupes, organisation, consultation, recherche
 Communiquer avec les contacts
 Transfert, impression des contacts
 Import / Export avec les applications Office
 Utiliser les contacts dans un mailing
Apports pratiques : Cas pratique et mise en situation
Assurer le Suivi des Tâches
 Création, suivi, catégorisation des tâches
 Visualisation des tâches dans le calendrier
 Recherche et visualisation
Apports pratiques : Gestion des tâches, affectation de tâches à d’autres contacts, mise en place de rappels de tâches
Formation certifiante : AVIT by Eni

Ressources pédagogiques

  • Formation dispensée 100% à distance : 2h de visio en face à face avec le formateur + 5h d'elearning.
  • Articulation des sessions elearning et des heures de suivi individuel en visio avec le formateur.
  • Formation axée sur les besoins fonctionnels du participant.
  • Théorie et mises en pratique sont articulées tout au long de la formation afin d’optimiser l’apprentissage.
  • Les contacts avec le participant se font par l’intermédiaire d’un logiciel de téléconférence sur recommandation du client en fonction de ses habitudes (Teams, Skype, Hangout, Zoom, Webex ou toute autre solution compatible avec les systèmes du client).
  • Le participant dispose d’une licence e-learning valide pendant toute la durée de la formation et jusqu’à 6 mois après la date de début de formation, et d’un support de formation numérique valable 10 mois après la fin de la formation. Il peut accéder à un support à distance, par mail avec possibilité d’être rappelé en cas de besoin.

Public visé

  • Tout public

Prérequis

  • Etre équipé d’un ordinateur avec connexion internet

Suivi & Évaluation des résultats

  • Passage de la certification AVIT by Eni - 1h de test.
  • Une évaluation de fin de formation sera réalisée et une attestation de formation sera remise au participant.
  • Dispositif de suivi : feuille d’émargement signée lors de chaque séance en visio + rapport d’heures de connexion à la plateforme elearning.

Tarif : 360€HT pour 8 heures

Sessions : Nous contacter